Werkdruk verlagen: in 3 stappen stress reductie op de zaak

Een hoge werkdruk is soms niet te vermijden. Volgens het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ervaart één op de drie werknemers en werkgevers regelmatig een te hoge werkdruk.
Een serieus probleem, want stress heeft zijn weerslag op prestaties, werksfeer, kwaliteit en uiteindelijk klanttevredenheid.
Wat is werkdruk nu precies? Hoe kunt u de werkdruk verminderen? Welke stappen kunt u ondernemen om stress te verlagen bij uzelf en uw werknemers? Dit en meer in deze blog over werkdruk en stress reductie op de zaak.

telefoonservice amsterdam

Wat is werkdruk precies?
Werkdruk treedt op wanneer een opdracht niet op tijd kan worden afgemaakt of de gewenste kwaliteit van een product of dienst niet kan worden behaald. Dit kan verschillende oorzaken hebben: 

  • een te strakke deadline voor een opdracht
  • te grote verantwoordelijkheden voor de ondernemer en/of werknemer(s)
  • te grote informatieovervloed
  • te veel taken tegelijkertijd
  • te veel communicatiekanalen om te beheren
  • te hoge kwaliteitseisen

Hoe meer u als ondernemer van de bovenstaande punten weet te vermijden, hoe kleiner de kans dat u of uw team te maken krijgen met werkdruk. 

Werkt u met een team? Dan speelt ook de werksfeer een grote rol:

  • Hoe is de omgang binnen het team? 
  • Hoe staat het met de communicatie tussen werkgever en werknemer? 
  • Ligt er een grote druk op het bedrijf vanuit (veeleisende) klanten? 

Het zijn allemaal factoren die (mogelijk) invloed hebben op werkdruk en stress op de zaak.  

professionele telefoonservice

Werkdruk verlagen in 3 stappen:
We hebben nu een duidelijker beeld van werkdruk en de mogelijke oorzaken, maar wat als er al sprake is van werkdruk? Hoe kunt u werkdruk dan verlagen? Werkdruk verlagen is bij iedere onderneming verschillend. Stress op het werk kan in alle lagen van het bedrijf voorkomen; van magazijnbeheerder tot aan de CEO. Het ondernemen van de volgende stappen kan stress op de werkvloer verlagen:

Stap 1: Werkdruk in kaart brengen

Het vinden van oplossingen om werkdruk te verlagen kan pas als de oorzaak is vastgesteld. Ervaart u zelf stress? Dan kunt u redelijk eenvoudig te raden gaan welke factoren u een hoger stressniveau op het werk geven. Ligt de werkdruk elders binnen het bedrijf of werknemers? Ga dan met de desbetreffende personen in gesprek. De volgende vragen kunnen helpen om de oorzaak van een te hoge werkdruk vast te stellen:

  1. Waar komt de stress vandaan?

Op welke gebieden ervaart u of ervaren uw werknemers een te hoge werkdruk? Ligt dit bijvoorbeeld aan:

    1. Te veel telefoon of andere communicatiemiddelen om te beheren
    2. Te grote (negatieve) druk van de klant 
    3. Slechte communicatie op de werkvloer
    4. Te veel opdrachten in te weinig tijd
    5. Onzekerheid door gebrek aan kennis of ervaring

  1. Zijn de oorzaken kwalitatief of kwantitatief?
    Oorzaken van stress op het werk kunnen zowel een kwalitatieve oorzaak hebben als een kwantitatieve oorzaak:
  1. Kwantitatief:
    Wanneer er te veel werk verzet moet worden of een te hoog werktempo wordt gehanteerd.
    =>Bijvoorbeeld: Er komen te veel telefoontjes en e-mails binnen op een dag, waardoor het personeel de werkdruk niet meer kan behappen.
  1. Kwalitatief:
    Wanneer het werk te moeilijk is of wellicht emotioneel of lichamelijk te zwaar.
    => Bijvoorbeeld: Een groot deel van de dagelijkse telefoontjes en e-mails zijn van zeer negatieve aard. De receptioniste is hierdoor te emotioneel belast om haar andere taken goed uit te voeren.

Test: Op welke gebieden is er bij u of uw bedrijf sprake van werkdruk? Zijn deze oorzaken kwalitatief of kwantitatief?
Wanneer u deze vragen duidelijk kunt beantwoorden, kan er worden gekeken naar oplossingen om de werkdruk te verlagen.

telefoniste op afstand

 Stap 2: Passende oplossingen zoeken voor stressreductie

Het probleem is inmiddels helder in beeld. In de meeste gevallen zal het nu ook vrij eenvoudig zijn om een passende oplossing te bedenken. Deze komt vaak in één adem met het vinden van het probleem.
Nog geen inspiratie voor een oplossing van uw werkdruk? Wellicht kunnen de volgende oplossingen u verder helpen. Een passende oplossing voor het verlagen van de werkdruk kan namelijk liggen in:

Een betere communicatie en werkorganisatie
Onduidelijkheid kan veel stress opleveren. Het verbeteren van de communicatie en werkorganisatie schept een helderheid in taken, rollen, verantwoordelijkheden en de werksfeer. 

Het wegnemen van afleiding en verstoringen
Met de huidige technologie wordt er van bijna iedereen verwacht altijd bereikbaar zijn. Niet alleen door teamleden, maar ook door zakenrelaties en klanten. Deze bereikbaarheid kan echter de nodige stress en werkdruk veroorzaken. Deadlines verschuiven plotseling door onverwachte taken en daarnaast is het lastig die ene stapel administratie weg te werken wanneer de telefoon meerdere keren in een uur moet worden beantwoord.

Ervaart u zelf veel afleiding en verstoring tijdens uw werk of bij uw werknemers?
Een extern secretaresse bureau of telefoonservice kunnen u hierbij helpen. Neem vandaag nog, geheel vrijblijvend, contact met ons op. We denken graag met u mee hoe HS Telefoonservice afleiding en verstoring binnen uw bedrijf kan verminderen. 

Positiviteit brengen op de werkvloer
Het is maar een kleine moeite met een enorm effect: positiviteit.
Laat naar uzelf en uw werknemers waardering zien wanneer er successen zijn behaald. Dit kan al bij een goed opgestelde e-mail. Vier succesmomenten binnen uw bedrijf. Breng wat lekkers mee, neem even wat langer pauze of organiseer een koffie buiten de deur. Waardering kan zo klein zijn als het alom bekende schouderklopje en zo groot als een mooi relatiegeschenk.

Creëer rustmomenten op het werk
Soms is het verleidelijk om door te gaan met werken. Snel nog even een telefoontje aannemen, e-mail beantwoorden, nog even op een afdeling binnenlopen. Toch zijn rustmomenten essentieel voor een goede werkprestatie. Creëer daarom rustmomenten op het werk voor u en uw werknemers. Schakel bijvoorbeeld uw telefoon door tijdens uw lunchpauze zodat u rustig kunt genieten van uw eten. Hierna kunt u weer met een fris hoofd terug naar de werkvloer. 

Stap 3: Actie ondernemen om werkdruk te verlagen
Deze laatste stap om werkdruk te verlagen moet absoluut niet worden onderschat. Werkdruk ontstaat vaak met een reden. Men weet meestal wel waar het probleem ligt en wat een passende oplossing kan zijn, maar kan deze vervolgens niet uitvoeren. Soms is de kennis niet binnen het bedrijf aanwezig, ontbreekt het aan mankracht of zijn de financiële middelen niet voorhanden om een verandering door te voeren. Wanneer het niet mogelijk is om binnen uw bedrijf een oplossing te vinden voor het verlagen van de werkdruk, kunt u overwegen om een specialist in te schakelen.

Dit hoeft niet perse een specialist te zijn op het gebied van werkdruk, maar kan ook een specialist zijn om bepaalde taken binnen het bedrijf aan uit te besteden. Enkele voorbeelden zijn:

  • Administratie -> administratiekantoor
  • Telefoon- en e-mailbeheer -> telefoonservice
  • Klantcontact -> klantenservice
  • Personeelszaken -> HR-professional
  • Allerhande bijzaken -> Virtueel assistent of secretaresse op afstand 

Duur hoeft het gebruik van deze bovenstaande diensten niet te zijn. In tegendeel, doordat deze professionals zich meestal fulltime met de bovenstaande taken bezighouden, kunnen zij de taken soms beter, sneller en daardoor relatief goedkoper uitvoeren dan uzelf of een werknemer binnen uw bedrijf.  Zo creëert u meer ademruimte binnen uw zaak voor u eigen talenten en dat van uw werknemers. 

Ervaart u stress op het werk of op de werkvloer door klantcontact, social media/marketing, telefoon- en e-mailbeheer of allerhande bijzaken? Vraag dan vandaag nog, geheel vrijblijvend, naar de mogelijkheden binnen HS Telefoonservice. Wij helpen u graag om uw werkdruk en dat van uw werknemers te verlagen met:

  • Telefoonservice
  • Beheer van e-mails
  • Administratieve ondersteuning
  • Assistentie op afstand (virtueel assistent)
  • Agendabeheer
  • Social media & marketing support